Inadimplência sob controle: método de cobrança efetiva em quatro passos

Resultado positivo e caixa apertado costumam andar juntos quando a gestão do contas a receber não tem disciplina. Como reduzir inadimplência sem desgastar relações e ainda acelerar entradas de caixa? A resposta começa por um método simples, aplicável em trinta dias.

Cobrança efetiva não é discurso, é processo. Em projetos como CFO as a Service, organizei rotinas de lembretes, renegociação e indicadores que diminuíram atrasos sem ruído com clientes. Minha vivência acadêmica fora do Brasil reforçou uma ideia simples: respeito ao relacionamento e clareza de regras podem coexistir no mesmo fluxo.

Vamos revisar juntos, os quatro passos para controlar a inadimplência na sua empresa:

1) Mapeie as faixas de atraso e a concentração

Separe sua carteira por faixas: até sete dias, de oito a trinta, acima de trinta. Olhe a concentração por cliente e por setor. Se, existe poucos clientes no contas a receber da semana, seu risco é alto (risco de concentração). Transforme isso em um quadro semanal visível ao time. Objetivo: reduzir a faixa acima de trinta e desconcentrar entradas.

2) Implemente um calendário de cobrança respeitosa

Calendário não deve ser confundido com spam, um bom calendário de cobrança traz previsibilidade. Use quatro toques padrão: D-1, vencimento, D+2 e D+7. Mensagens curtas, educadas e com link de pagamento. Meios fáceis contam muito: PIX com vencimento, boleto e cartão. Para clientes com histórico bom, permita pequena janela de tolerância. Para reincidentes, aplique a rotina integral sem exceções.

3) Conduza renegociação com números e limites

Renegociação é ferramenta de recuperação de caixa, não prêmio ao atraso. Antes da conversa, abra o histórico, avalie capacidade de pagamento e proponha algo que caiba na previsão de fluxo de caixa do cliente. Registre condições de manutenção do acordo e quem aprova valores acima de determinado patamar. Promessa sem entrada raramente funciona.

4) Meça o que importa e reaja rápido

Acompanhe semanalmente:• Índice de atraso total e por faixa.• Promessas cumpridas e quebradas.• Tempo médio de recebimento.• Recuperação por renegociação.• Top clientes por concentração.Defina gatilhos: se D+7 subir duas semanas seguidas, reforçar lembretes; se D+30 subir, abrir frente de renegociação; se um cliente concentrar demais, renegociar condição futura ou política de limite.

Com esses passos, é possível ter uma boa gestão do contas a receber e ajudar sua empresa a ter mais caixa. Claro, que ainda é preciso aplicar regras para o contas a pagar, mas com essa etapa, 50% do trabalho está feito.

Apesar de serem bons, passos, observo que alguns erros são recorrentes, vejamos:

Tratar todo cliente igual quando o histórico é diferente. Oferecer opções de pagamento confusas. Deixar a linguagem escorregar para o pessoal. Achar que antecipação cara é solução permanente. E prometer prazos que não cabem no seu calendário de pagamentos.

Conclusão

Inadimplência sob controle nasce de rotinas curtas e regras claras. Quando o cliente entende o caminho de pagamento e a empresa responde rápido a sinais de atraso, o caixa respira e a relação melhora.

Quais dois ajustes do seu processo de cobrança você consegue implementar nesta semana? Seu D+7 está melhor, igual ou pior do que há trinta dias?

Atendo PMEs como CFO as a Service; minha formação e vivências no exterior reforçaram o foco em método simples, respeito ao cliente e disciplina semanal.